ビジネスメールに一工夫でやわらかさアップ

ビジネスメールの冷たさを排除したい

ネットでお仕事をしてると

メールでのやり取りをすることが

結構出てきます。

わたしは企業で事務を7年していたので

ビジネスメールを書くことは

そう難しくないことですが

ここに「想い」をのせようとすると

難易度はぐっと上がります。

フレンドリーならOKか？

たまに驚くようなメールを

いただくことがあります。

セッションを申し込みした後など

敬語なにそれおいしいの？

な、メールを貰った時には

ちょっと驚きました。

気持ちを伝える為とはいえ

文体を崩して

友達に送るメールみたいに

書けばいいというものでもないと

思うのですよね。

お仕事だからこそ

ビジネスマナー的にOKな

メールの方がいいと思います。

ビジネスマナーと想いと

NOは言わなきゃいけない。

でも、その気持ちはありがとう。

って伝えたい時なんかが

難しいのかな～って思います。

例えば、講座やお茶会が満席で

お断りするとき。

行きたいです！という

お気持ちはとてもありがたい。

でも会場の都合などで

席を増やす事は出来ない。

こんな時にお送りするメールが

事務的過ぎず

フレンドリー過ぎず

あなたの事を考えてますよって

伝わるといいな～って思います。

わたしはどうしても

要点のみの

堅苦しいメールになりがちなので

文章の中にひらがなを増やして

やわらかい印象になるようにしています。

お願い致します。

　↓

お願いいたします。

のように。

本当にそれだけでも

文章がやわらかくなるので

文章が堅苦しくなっちゃう～

という時には

ひらがなを増やしてみるを

やってみてくださいね。

あと、お断りメールの時に

何度も何度も

「申し訳ございません」を

書く方がいらっしゃいますが

何度も「ごめんなさい」を

書くよりも

「参加したいって言ってくれてありがとう」

が伝わる言葉を書くほうが

より良いと思います。

謝るのは１回で大丈夫。

参加したい気持ちを汲み取る方法は

・キャンセル待ちの提案

・希望日程での再度の開催の提案

などといった方法でもいいし

参加のご要望をいただけて

嬉しかったですと

お伝えしてもいいですよね。

相手も自分も気持ちよく。

事務的なやり取りであっても

そのように心掛けるだけで

全然違ったメールになると思います。

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