わからない出来ないに寄り添う事務サポート@岡山倉敷

書字障害(ディスグラフィア)・LDの息子を筆頭に4人の子を持つ母の仕事子育て記録

ビジネスメールに一工夫でやわらかさアップ

ビジネスメールの冷たさを排除したい

 

ネットでお仕事をしてると

メールでのやり取りをすることが

結構出てきます。

 

わたしは企業で事務を7年していたので

ビジネスメールを書くことは

そう難しくないことですが

 

ここに「想い」をのせようとすると

難易度はぐっと上がります。

 

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フレンドリーならOKか?

 

たまに驚くようなメールを

いただくことがあります。

 

セッションを申し込みした後など

 

敬語なにそれおいしいの?

 

な、メールを貰った時には

ちょっと驚きました。

 

 

気持ちを伝える為とはいえ

文体を崩して

友達に送るメールみたいに

書けばいいというものでもないと

思うのですよね。

 

お仕事だからこそ

ビジネスマナー的にOKな

メールの方がいいと思います。

 

 

ビジネスマナーと想いと

 

NOは言わなきゃいけない。

でも、その気持ちはありがとう。

 

って伝えたい時なんかが

難しいのかな~って思います。

 

例えば、講座やお茶会が満席で

お断りするとき。

 

 

行きたいです!という

お気持ちはとてもありがたい。

でも会場の都合などで

席を増やす事は出来ない。

 

 

こんな時にお送りするメールが

 

事務的過ぎず

フレンドリー過ぎず

あなたの事を考えてますよって

伝わるといいな~って思います。

 

 

わたしはどうしても

要点のみの

堅苦しいメールになりがちなので

 

文章の中にひらがなを増やして

やわらかい印象になるようにしています。

 

お願い致します。

 ↓

お願いいたします。

 

のように。

 

本当にそれだけでも

文章がやわらかくなるので

 

文章が堅苦しくなっちゃう~

という時には

 

ひらがなを増やしてみる

やってみてくださいね。

 

 

 

あと、お断りメールの時に

何度も何度も

「申し訳ございません」を

書く方がいらっしゃいますが

 

何度も「ごめんなさい」を

書くよりも

「参加したいって言ってくれてありがとう」

が伝わる言葉を書くほうが

より良いと思います。

 

謝るのは1回で大丈夫。

 

参加したい気持ちを汲み取る方法は

・キャンセル待ちの提案

・希望日程での再度の開催の提案

などといった方法でもいいし

 

参加のご要望をいただけて

嬉しかったですと

お伝えしてもいいですよね。

 

 

相手も自分も気持ちよく。

 

 

事務的なやり取りであっても

そのように心掛けるだけで

全然違ったメールになると思います。

 

 

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